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NOTICIA General Formación

El proceso de alta del servicio, factores que intervienen

16/11/2012 - Redacción
Es fundamental e imprescindible que exista una comunicación escrita y verbal entre las personas de cada departamento, ya que a partir de ahora el departamento de Producción será el responsable de que funcione correctamente el servicio.

Es responsabilidad del departamento de Producción el almacén; éste proporcionará todos los útiles, productos y maquinaria que el servicio que ponemos en marcha necesite.

La planificación del servicio se realiza teniendo en cuenta los datos proporcionados en el proceso comercial.

Para su realización se han de planificar:

: Recursos humanos.

: Recursos materiales.

: Frecuencias del servicio.

Recursos humanos

La identificación de trabajadores y trabajadoras con sus nombres y apellidos, sus categorías, horarios y días de trabajo a la semana, así como si existe nocturnidad, festividad, pluses de peligrosidad u otros datos lo notificaríamos igualmente, ya que es de suma importancia; son los aspectos que producción necesita para poner en marcha el servicio. 

Responsabilidades

Informaremos a cada trabajador de la responsabilidad que le corresponde, es decir del trabajo y zonas que ha de realizar, junto con sus frecuencias.

Por ejemplo:

: Ángel Romera - especialista:

 :: Su cometido será el de la limpieza de cristales tanto internos como externos de todo el edificio, y lo realizará rotativamente mediante una planificación. También se ocupará de los puntos de luz, salidas de aire y altos de armarios.

: Juana García - limpiadora:

 :: Su cometido será la limpieza general de mobiliario, aseos y suelos de las plantas 1ª y 2ª, también se ocupará del barrido de la zona exterior.

Formación e información

Se tendrá que informar sobre todo lo referente a la empresa (en el caso que fueran subrogados), daremos a conocer las normas internas, entregaremos una tarjeta con el nombre de la persona de contacto y la dirección de la empresa, para que tengan conocimiento de donde está ubicada.

Los operarios/as recibirán información sobre las cuestiones del día a día. Existirá la figura del responsable. Para temas diversos que la encargada no pueda resolver tendrán al supervisor/a. 

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Se les proporcionará el uniforme (batas, monos, etc) y se les informará de la importancia de su limpieza y buena  presencia, asimismo se les debe recordar que los trabajadores son la carta de presentación de la empresa, su imagen.

 Les informaremos de sus horarios y días de trabajo a la semana, al igual que de las zonas asignadas para realizar su trabajo. Es importante conocer la zona asignada, enseñándoles muy bien la parte donde realizarán su cometido; a poder ser, les entregaremos un plano por escrito de su recorrido.

Por otro lado, se reparte el material a cada operario, a la vez que se les va explicando el manejo de cada útil y producto. 

En cuanto a la maquinaria recalcaremos muy claramente la necesidad de sus cuidados y mantenimientos siguiendo las medidas preventivas. Se formará en Prevención de Riesgos Laborales, y Uso y Manipulación de Productos Químicos. 

Presentación del trabajador

La presentación del trabajador al cliente es muy importante, sobre todo la persona responsable del servicio, ya que será la que día a día se comunicará con el cliente o persona de enlace.Si el centro lo requiere, todo el personal de limpieza deberá mostrar el carné de identificación para acceder a sus instalaciones y acreditarse.

Recursos técnicos

 Toda la maquinaria deberá estar identificada mediante una placa metálica y un número de registro para su mejor seguimiento y control, que se corresponderá con el libro de registro del almacén de la empresa de limpieza.

No sólo la maquinaria deberá estar registrada, también han de estar los carros, prensas y escaleras si lo hubieran.Entregaremos a cada una de las limpiadoras su equipo de trabajo: carros, prensas, mopas, mochos, bayetas, productos, etc.

En cuanto a los productos, les informaremos de su utilidad y normas de uso.Para el cristalero, entregaremos escalera, telescópicos, haragán (aparatos de cristales), mojador, trapos, bayetas, cubo, mocho, etc.

Organización en el Centro

Nos referimos a los recorridos óptimos y a la orientación para el trabajador en el centro.

El primer día de trabajo, o mejor, los primeros días de trabajo, hasta que veamos que el personal por sí solo lo realiza correctamente, les iremos explicando  las zonas y recorridos que han de realizar con previa planificación, para optimizar tiempo, por ejemplo, eliminar “paseos”, “idas y venidas” para ir a buscar algún útil o bien a la hora de organizarse para limpiar zonas extensas.

Gestionar correctamente el tiempo es la finalidad de este proceso; eliminar tiempos muertos.

Supervisión y registro

Dependerá del tipo de centro, dimensiones del edificio, número de limpiadores trabajando diariamente y tipo de servicio.

En cuanto al tipo de centro, si el edificio es un hospital o centro geriátrico, necesitaremos formar correctamente al personal y la supervisión será al principio más constante. A medida que van pasando los días y vamos viendo el centro, el cliente y el personal -que se va desenvolviendo correctamente- y el control de supervisión salga cada vez más positivo, podremos tomar la determinación de visitarlo una vez a la semana, cada quince días o una vez al mes, esto a criterio de la dirección de la empresa o bien del mismo supervisor.

En cuanto a las dimensiones, nos referimos a los metros cuadrados que tenga el edificio: cuanto más pequeño el tiempo entre supervisión y supervisión será más largo, y si el edificio tiene una cantidad considerable de metros cuadrados la supervisión será más seguida y/o constante. Por ejemplo, si realizamos la limpieza de un despacho de 500 m2 la supervisión puede ser trimestral; pero si un edificio tiene 5.000 m2 su supervisión será semanal, en principio, y después mensual.

El número de limpiadoras también es de suma importancia, ya que cuanto más personal, más conflictos pueden haber, por eso, es de suma importancia que el supervisor pase con asiduidad por estos centros, aunque exista una persona responsable del centro. Por ejemplo, con más de ocho o nueve trabajadores es importante pasar asiduamente y realizar una supervisión de cada una de las zonas que realiza cada limpiador.

El tipo de servicio también nos marca el tipo de supervisión. Por ejemplo, si el servicio ha de tener una desinfección concreta o bien el personal ha de realizar un tipo de servicio nuevo para ellos (tratamiento de pavimento), la supervisión que realizaremos será mucho más constante, para asegurarnos de que se esta trabajando según las instrucciones.

Cada vez que se realice una supervisión es importante que el cliente esté informado. Le notificaremos los días de revisión, enviando, posteriormente, el resultado con la intención de que conozca en todo momento el seguimiento del servicio. Todo para alcanzar unos niveles de calidad óptimos.

Hoja de encuesta

 
 Cuando tengamos definidos los protocolos, el equipo de trabajo, los procedimientos a seguir y el planning, podremos comprobar si el trabajo se realiza de acuerdo a las especificaciones y normas establecidas en el centro de trabajo.

: La información que el supervisor necesita:

 :: Número de empleados en categorías o clasificación de trabajos.

 :: Nivel de destreza que requiere el trabajo.

 :: Conocimientos de cada empleado.

 :: Actitud del empleado ante el trabajo y hacia la empresa.

 :: Nivel de rendimiento: en cantidad y calidad.

 :: Nivel de conocimiento y habilidad para desarrollar otros trabajos.

 :: Posibles sustituciones para este puesto, dentro o fuera del centro.

 :: Rotación en los turnos de trabajo durante un periodo de tiempo para facilitar el conocimiento de los empleados de todas las dependencias.

 :: Especificar con claridad el trabajo a desarrollar.

 :: Materiales necesarios para el correcto desarrollo del trabajo.

 :: Maquinaria empleada. 

 :: Tiempo a emplear en cada servicio.

 :: Personal de ocupación de la zona a limpiar.

 :: Productos utilizados en las tareas.  

Cuando tengamos que visitar el servicio será importante contar con esta información:

: Actividad a la que se dedica (no es lo mismo una panadería que un taller mecánico).

: Valoración del trabajo:

 :: Valoración por metros cuadrados.

 :: Tipos de superficie: suelos de terrazo, gres, etc.

 :: Tipos de paredes: alicatadas, pintadas, plásticas, etc.

 :: Techos: plastificados, placas de escayola, techo raso.

 :: Grado de suciedad.

 :: Tipo de maquinaria y útiles a emplear.

 :: Productos de limpieza.

Una vez evaluado el trabajo, hemos de valuar el personal que necesitamos para llevar a cabo la tarea de limpieza.

Los datos del plan de seguimiento han de servir para valorar si la utilización de los medios, el equipo, los procedimientos, el planning, etc., son los adecuados o si, por el contrario, debemos variar alguno de estos elementos.

En todo centro se pueden optar por dos modalidades de organización:

: Vertical: personal distribuido según su especialización en tareas de limpieza.

: Horizontal: personal distribuido por superficie y desarrollando tareas de diferente naturaleza.

El documento de seguimiento de servicio es importante que contenga información clara.

El supervisor realizará observaciones en cuanto a la valoración. Por ejemplo, valoraremos el servicio del centro del 1 al 10, siendo del 1 al 4 una valoración mínima (servicio deficiente); del 5 al 7 media (servicio apto); y del 7 al 10 máxima ( servicio excelente). Luego podemos añadir las observaciones que creamos oportunas por dependencias o servicios.

 Realizaremos un registro personal de cada centro mediante un formulario (ejemplo en la imagen) y nos planificaremos en la agenda los días de visita de cada uno de ellos. De esta manera, podremos llegar a conseguir una correcta planificación de supervisión y llegar al punto clave que es el “Servicio de Calidad”.  

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