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con Firma : Importe máximo a pagar. : Requerimientos del pago. : Obligaciones objeto del aval. : Datos del ordenante. Tras estos pasos y basándose en las condiciones establecidas, la entidad bancaria emitirá el aval o garantía. Pos- teriormente, la entidad bancaria entre- gará el aval al beneficiario, siempre con las condiciones pactadas. En principio parece sencillo, pero des- pués de más de 8 años asesorando y ayu- dando a las empresas con esta tarea de recuperación de avales y garantías, tanto con clientes privados, como públicos, nos hemos encontrado que en muchas em- presas no tienen ni procedimientos es- tablecidos, ni personal dedicado a estas tareas. Normalmente hay varios actores que intervienen en toda la cadena, lo que conlleva que muchas veces no haya un responsable del seguimiento desde la so- licitud hasta la cancelación. Los avales se solicitan a las entidades financieras por los departamentos Financiero, Adminis- tración y Tesorería. Una vez que llegan, se suelen enviar al departamento Comercial, a Operaciones o al técnico, que son los que necesitan ese aval para presentarse a un concurso, pliego o iniciar la colabo- ración con el cliente. La comunicación entre los departa- mentos no suele ir de la mano, ya que muchas veces los departamentos que están en contacto con el cliente (Comer- cial, Operaciones y Técnico) son los pri- meros que saben si ya se puede recupe- rar o si hay alguna anomalía que puede dilatar la recuperación del aval. También pasa muy a menudo que se solicita un aval provisional para presen- tarse a un concurso que al final no es adjudicatario y nadie se preocupa de perseguir el tema para ver si no ha sido adjudicatario y en su caso solicitar la re- cuperación del aval. Relacionado con el punto anterior, si has sido finalmente adjudicatario hay que constituir un aval/fianza definitiva que también hay que seguir y recuperar cuando finalice o expire la obligación por la cual se ha constituido. Otro caso no menos interesante es el de las Uniones Temporales de Empre- sas (UTE). Aquí tendremos que ver en qué posición estamos dentro de la UTE, ya que quien ostente la gerencia de la misma normalmente será el encargado de la recuperación de todos los avales, incluidos los de los consortes. Otras veces, la incidencia es la di- solución de la empresa para la que se solicitó, jefes de obra o proyectos que ya no están en la empresa y tienen que firmar los documentos, extravío del aval o de documentos necesarios para la li- beración del mismo (acta de recepción definitiva, número de pedido, etc.). Como se puede apreciar, hay multitud de causas o incidencias que dependen tanto del sector, como del servicio en cuestión, y son muy difíciles de resumir en este artículo técnico. Desde Lowendalmasaï abogamos por tener y seguir en la medida de lo posi- ble unas normas claras para tratar de minimizar las incidencias que podamos tener y detectarlas cuanto antes. D ecálogo : Tener guardada y controlada toda la documentación que da origen a la so- licitud del aval en cuestión (contratos, adjudicaciones, concursos, etc.). : Guardar copia del aval/garantía. : Guardar toda la documentación poste- rior a la solicitud del aval (acta de fina- lización de los trabajos, de entrega de material, acta de recepción definitiva, etc.), así como cualquier comunica- ción del beneficiario que pueda dar lugar tanto a la cancelación, como a la prorrogación del aval. : Tener los contactos de las entidades bancarias. : Tener los contactos de los beneficiarios, especialmente si se trata de grandes organismos públicos (universidades, AENA, Renfe, etc.). : Tener identificado el tipo de aval del que se trata. : Revisar las condiciones pactadas, ya que hay veces que se puede solicitar una cancelación o reducción del aval y no lo sabemos. : Tener una herramienta informática que nos ayude con el seguimiento y cance- lación de los avales. : Tener un procedimiento en el que se especifique quién es el responsable de solicitar el aval, de hacer su segui- miento, de solicitar su cancelación, de informar y resolver las incidencias, etc. : Asignar un responsable para el tema de los avales dentro de la organización. En función de la cantidad e importe, el recurso puede compatibilizar dichas tareas con las suyas diarias. : Por último, armarse de paciencia, ya que, como dice el título, es una carrera de fondo, especialmente con la Admi- nistración, debido a que muchas veces, y aunque tengamos todos los documen- tos firmados y sellados, los trámites con la Caja General de Depósitos y sus orga- nismos suelen llevar entre 2 y 5 meses, aproximadamente. 㔾 Junio 2015 / Limpie Z as 59