¿Qué pasa con la calefacción en la oficina? ¿Qué servicio de mensajería nos conviene utilizar? ¿Quién se ocupa de la línea ADSL? ¿Qué servicio de limpieza es el adecuado? Este tipo de preguntas sólo surgen cuando falla alguno de estos servicios, y es entonces cuando surten las protestas, dudas y propuestas de cambio.
Al frente de todo esto está el Facility Manager, un facilitador, invisible normalmente, que con sus técnicas de gestión hace que el trabajo sea más sencillo y a un precio más competitivo.
Una gestión adecuada de los servicios generales de una compañía, sea del sector que sea, puede suponer un ahorro del 25% de sus gastos totales.
Estos pueden ser fácilmente cuantificables y así lo hemos demostrado con las empresas con las que trabajamos. Para que esta racionalización del gasto se produzca, todas las compañías deberían someterse a un health check express que diagnostique cómo gastan y operan cada partida (recepciones, rendimientos de limpieza y mantenimiento, control de tiempos, viajes, etc.). Comprar barato no es la solución, la clave está en comprar lo que realmente se necesita y se va a utilizar.
Entre nuestros códigos y soluciones para conseguir la máxima efectividad, proponemos el uso de códigos de colores para la limpieza
El Facility Manager debería ser parte activa de las decisiones estratégicas y de futuros escenarios de crecimiento o decrecimiento en las compañías, y así poder ser mucho más eficiente y estar alineado con las estrategias globales de todas y cada una de las partes de la empresa.
Recientemente, viví una experiencia que me gustaría compartir. La partida relacionada con limpieza es una de las que más tiempo merece, ya que supone más del 65% de los gastos de servicios generales.
Durante la formación e implantación de un nuevo modelo de contratación basado en eficiencia y rendimientos, nos encontramos con esta anécdota.
Entre nuestros códigos y soluciones para conseguir la máxima efectividad, proponemos el uso de códigos de colores para la limpieza. El color rojo para urinarios, amarillo para sanitarios, azul para mesas y muebles y verde para teclado, ratón y teléfono. Estos códigos son claros y no dan pie a error. Después de una formación a mandos medios e intermedios, un día pregunté a una persona de la limpieza por el uso de los trapos de colores, y cual fue mi frustración al recibir la siguiente respuesta: me explicó que era una gran idea, porque eran cuatro las limpiadoras de este centro y así cada una tendría un color para ella. Noté cómo esta persona no sabía el significado del uso de colores. La trasmisión de la información había fallado y la inversión y esfuerzo realizado no servían para nada si de verdad las compañías que gestionamos no se implican del todo en estos procesos de adaptación.
La gestión de Facility Management busca dignificar el trabajo de las personas, definir necesidades, proponer soluciones ergonómicas y accesibles, ahorrar en tiempo y gastos, garantizando la calidad de sus servicios, productos y el bienestar de sus profesionales. Todo proceso de mejora debe ir acompañado de formación, sin olvidar al que va a realizar el trabajo, para lograr la efectividad y eficiencia máxima.
